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【解決方法は1つ】高速道路を使ったら電子帳簿保存法の正解は?3つの事例を元に解説

2024/02/07
営業の出張、運送等でよく使われる高速道路ですが、ETCカードを使った場合の電子帳簿保存法における請求書は「なに」を「どう」保存したらいいか悩まれてる方も多いのではないでしょうか。
  
・クレジットカード会社から来た請求書を保管?
・従業員が提出してきた利用明細書を保管?
・ネットで取得が必要?
 
ここを分かりやすく解説します。

そもそも電子帳簿保存法って?

電子帳簿保存法とは所得税※一部除くや法人税が係る取引をインターネットなど、データで取引された書類を保管することを義務付けた法律です。
2024年1月からは印刷して保管することができなくなります。
郵送など、紙で受け取った場合には「紙で保管」「スキャンして保存」等は可能です。
 
では高速道路の場合はどのように電子帳簿保存法に関わってくるのでしょうか?
簡単に事例を用意いたしました。
  
 
 
 

高速道路を利用したら、なにを保管すればいい?

結局なにを保存するか?について説明いたします。

一覧として下記の図のようになります。
 

利用方法 保管するものは? どこから貰う? 手続き

現金

領収書

料金所


簡単

ETCカード



利用証明書


ETC利用照会サービス


面倒

インボイス対応
協同組合のETCカード

請求書


協同組合
   

簡単

保管方法はどうしたらいい?

 
高速道路利用をしたときの保管方法は以下の3つの状況に分かれるでしょう。
  1.  紙で保管
  2.  データで保管
以下の内容を見ていきましょう。
 

 

事例1:紙で保管

料金所を「現金」で利用している場合はこちらが当てはまります。
出てくるレシートは「領収書」のため、紙での保存 もしくはスキャンして保存のどちらかになります。

スキャンして保存する場合の要件は国税庁のHPをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0020006-168_02.pdf

 

事例2:データで保管

ETCカードで走行した場合はこちらが当てはまります。
 
どちらも「利用照会サービス」に登録し、利用証明書とクレジットカードの明細書が必要です。

※利用照会サービスへの登録方法はこちらのコラムをご参照ください。
 【法人向け】高速道路の適格請求書を使う方必見!インボイス制度対策「適格請求書はどこにある?」
  
保管に必要な「利用証明書」と「クレジットカード利用明細書」は
各道路会社の任意の1走行分のデータがあれば
都度、電子保管する必要はありません。

これは適格請求書(インボイス)、電子帳簿保存法どちらも1走行分のデータのみで問題ないと回答がでています。

【参考リンク】
高速道路の適格請求書について:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/01-12.pdf
高速道路の電子帳簿保存法について:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023011-017.pdf

 

 
 

選ぶなら協同組合がおすすめ!

 
他の協同組合でも避けられそうですが、実は条件があります。
なお、情報通信システム協同組合では以下の条件をクリアしています。
請求書はWeb、郵送どちらも対応しています。

 

条件1:その協同組合、適格請求事業者になってる?(インボイス)

ETCカードを発行する協同組合には高速道路の利用に対する適格請求事業者登録をしていない組合もあります。 

 例:協同組合から発行されているETCカード請求関連書類が「精算書」と記載されている。
回答:【カード手数料】に対する適格請求書事業者登録はしているが、【カード明細】に対する適格請求書事業者登録はしていない。

 
この精算書は電子帳簿保存法に則った書類とはならないため、利用照会サービスに登録をして利用証明書を保管する必要があります。 
 

条件2:その協同組合、Webからダウンロードできる?

1枚のETCカードで複数の事業者と取引をした、という場合
郵送のみだと複数の事業者と取引をした内容すべてが記載されています。
 
もし電子保管を検討しているならcsv形式など、データ送付を行っている組合が望ましいでしょう。

情報通信システム協同組合だと解決!メリットも2つ紹介

情報通信システム協同組合では【協同組合のETCカード】【インボイス対応 適格請求書発行事業者】【Webのデータダウンロード】すべて対応の組合となっています。
 
他にもメリットが2つあるため少し紹介いたします。
 
 
 
 

メリット1:ETCに関するデータはすべて任せられる

会社で管理している車が多い場合でも、当組合では「車検証(※自動車検査証記録事項)」「セットアップ証明書」の管理も行っています。
 
車が故障したため、新しい車を導入した場合でも「A車両→B車両」に変更になったという記録も可能です。(手続き必須)
そのため万が一利用照会サービスを使用することになっても、当組合で管理している車両なら電話かWebで車両情報を確認できます。
 
 

メリット2:手続きがWebで完結

2024年2月時点では「請求書のダウンロード」のほかに
 
・ETCカードの発行依頼
・車両変更の手続き
 
こちらがWebで対応可能となっております。
もし電子保管を検討している場合は、情報通信システム協同組合でも取引データを保管するため情報の破損リスクにも備えられます。
 
書類の添付漏れなどは電話で折り返し連絡を行っているため、気軽に登録することができます。
 
 

最後に

 

 
電子帳簿保存法による対応について解説いたしましたが、現在現金で利用しているため協同組合での費用がどれぐらいかかるかわからない・・・などお困りの方もぜひ、一度資料請求をして検討いただければ幸いです。

 
他にも現在利用している協同組合より安くなるか?なども受け賜っております。
下記問い合わせフォームをご利用いただければ、営業担当が直接対応するためスムーズに対応が可能です。
 
ぜひお気軽に問合せください。
 
 

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